幸氏鼻祖“偃公堂”
落成庆典 式筹备意见
幸氏鼻祖“偃公堂”在山西代县雁门关落成,举族欢庆!我们做了件前无古人的大事,值得庆贺!瞻仰鼻祖威仪,颂扬幸氏功绩,是我们的共同心愿!全体幸氏代表齐聚雁门,为鼻祖偃公揭碑暨成立“中华幸氏宗亲联谊会”适时。因此,做好庆典的筹备工作,万分重要!具
体筹备意见c下
一、组织领导。在七人小组领导下,以建祠立碑工程组成员为骨干,成立筹备领导小组。幸中原任组长,幸树德、幸友金任副组长,幸垂炘、幸育忠负责所有文字总把关。具
体安排如下:
1、秘书组:幸育忠(组长)、幸勇(副组长)、幸贤元、幸志高、幸良o、幸文石、
幸茂林。 职责和任务:
(1)、筹备和组织“落成庆典”、“首届祭祖”、“幸氏宗亲联谊会”的筹备等活动;
(2)、起草和下发各活动的通知和有关文件,包括给特邀代表的邀请函;
(3)、确定今后E作重点;
(4)、设计、制作、发放纪念物;
(5)、组织新闻报道,注意活动资料的收集、整理与保管;
(6)、拟制下发领导组及各小组成员通讯录,以便联系。
2、会务组:幸世鹏(组长)、幸超明(副组长)、幸垂炘(副组长)、幸胜友、幸世用、幸定华、幸平先、幸友金。 职责和任务:
(1)、负责有关领导和各地代表的邀请和接待工作;
(2)、安排与会人员I吃、住、行等保障工作;
(3)、布置和检查活动现场的各项准备及保障工作;
(4)、发放活动的纪念物及办公用品;
(5)、及时结算与雁门关管理局和有关单位的各项保障经费;
(6)、制定和下发有关安全及保障性的通知和注意事项;
(7)、在秘书组的安排下,负责与雁门关管理局及代县有关部门的联系。
①食宿行安排:幸中原、幸胜武、幸茂林;
②内外接待:接站:幸茂林、幸定华、幸圣皇、幸肖来;内部接待:幸平先、幸友金、幸世用、(重庆、广东各一人)幸小军;
③对外接待:幸胜标、幸中原、幸垂炘、幸育忠、幸胜友、树德;
④摄录像及媒体安排:幸中原司令、幸罗文;
财务主管:幸平先。
二、“庆典活动”及“首届祭祖”实施方案。
1、18日上午召开预备会议。主持人:幸胜标将军。参加人员:代县领导、“七人小组”成员、筹备组人员、各地代表。会务组安排、布置活动现场。
2、19日,仪式主持人:幸中原司令(主持词撰稿:秘书组);主题讲话:幸胜标将军(撰稿:幸必泽);宣读贺电:幸垂炘。
3、落成庆典仪式的时间:公历2011年7月19日周二(农历六月十九日)上午九点;地点:山西省代县雁门关“偃公堂”前;参加人员:本族宗亲;族内除自愿参加外的特邀人员请各地族长确定;秘书组相关文稿的起草、修改、定稿等工作应在6月底前完成;影像、照片、文字等方面的资料留存由秘书组、会务组共同确定。偃公堂内最后的充实、完善工作请代县及雁门关的有关领导协助,于7月10日前完成;食宿暂定报销部分;往返路费自行解决;特邀忻州市、代县、雁门关等有关领导,新闻媒体——请幸胜标将军、幸中原司令酌请——具体实施方案请秘书组制定。
三、民主选举幸氏宗亲联谊会的会长及理事等,成立宗亲联谊会:
1、所有与会人员均需在7月18日9点前到达代县;
2、18日上午讨论m酝酿选举会长、理事等;
3、18日下午选举、成立中华幸氏宗亲联谊会;
4、19日下午召开第一次中华幸氏f亲联谊会大会。确定下期工作中心和重点。
四、与代县物资移交的事前准备工作,协议书的起草、提前协商等,请建祠立碑工程组和秘书组负责。
五、中华幸氏宗亲联谊会筹备及召开成立大会。成立联谊会的报批:请江西、广东、安徽等地的宗亲会会长各在本地申报,在6月20日前告知大会秘书组,万不得已才考虑在山西代县申报;联谊会的筹备方案、领导班子预备人选,包括会长、副会长、秘书长,各地联络员等人选请七人组商讨决定,以多数人的意见为准。会费收缴的标准及时间:以必泽宗亲起草的章程的有关条款为准。所有文字、文件、材料S初稿要在6月30日前完成!
六、问题汇总和需要准备的文件。
1、“中华幸氏宗亲联谊会”的章程(幸必泽宗亲已起草);
2、与代县做交接的相关协议(秘书组起草);
3、“中华幸氏宗亲联谊会的财务制度”起草(树德起草);
4、“偃公堂”落成庆典仪式幸氏宗亲报名及接待事项明细的起草(主要提前告知交通路线,当地报到集中地点,当地联络人员和联系方式,及其他注意事项)(会务组发布).
七、提请秘书组、会务组注意时限问题:
1、各次活动开始和完成时间; 2、各种文件拟制完成时间;
3、七人组成员、秘书组、会务组人员应在7月17日到达代县,当天召开第一次协调会;4、各项活动准备工作完成检查、验收时限; 5、客房、餐厅、车辆租用时间; 6=集中接送代表的地点和时间等。
八、会务组与代县有关单位联系安排与会人员参观代县的风景名胜古迹(费用自理)。
九、“中华幸氏宗亲联谊会”未正式成立前,幸必泽、幸辉烈宗亲为荣誉会长。
“偃公堂”落成庆典筹备组(树德执笔) 二零一一年六月十六日